Algemene bepaling
Artikel 1
1. In dit reglement wordt onder "de statuten" verstaan: de statuten van de TV Bergenshuizen Tennis en Padel te Vught, zoals deze zijn vastgesteld door de algemene vergadering van 29 november 1979 en gewijzigd op 23 maart 2023 (bekrachtigd door notaris op 24 oktober 2023).
2. Indien en voor zoveel dat nodig is, wordt dit reglement verklaard uit de statuten.
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 2
De leden zijn verplicht adresveranderingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór aanvang van het desbetreffende verenigingsjaar. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 3
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baan- en parkreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de parkexploitant en/of Sportzaken (v/h Technische Commissie).
Artikel 4
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie- en commissie-vergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Vergaderingen
Artikel 5
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter, of zijn vervanger, heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 6
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van de verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen zeven dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 7
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur er zich van heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering, bij de secretaris, van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 8
Een besluit van de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 19, leden 8 en 9 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen met minstens twee/derde van het aantal geldige uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting uit het lidmaatschap, wijziging van de statuten of ontbinding der vereniging.
Artikel 9
De agenda voor een algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de verzending der uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk, bij de secretaris, is ingediend, evenals al wat de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 10
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, wat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Besluitvorming
Artikel 11
Een algemene vergadering kan slechts dan geldige besluiten nemen indien tenminste een/tiende van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Is dit vereiste aantal stemgerechtigde leden niet aanwezig dan moet binnen veertien dagen daarna een tweede algemene vergadering met dezelfde te behandelen onderwerpen worden bijeengeroepen en gehouden, die dan geldige besluiten kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat zijn gesteld, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 12
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op een stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Artikel 13
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en dit reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de statuten of dit reglement anders is bepaald. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende de verkiezing van personen, is het voorstel verworpen.
Bestuur
Artikel 14
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij wordt gekozen voor een periode van drie jaren~ hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem~ ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen slechts elkaar machtigen voor het uitbrengen van stemmen in de bestuursvergadering. Aftredende functionarissen zijn onmiddellijk herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende, geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 15
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 16
De voorzitter van het bestuur, of bij zijn ontstentenis zijn waarnemer, is bevoegd bij alle bijeenkomsten aanwezig te zijn.
Artikel 17
Schade aan de vereniging of een van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.
Artikel 18
Het bedrag als bedoeld in artikel 12, lid 3, van de statuten wordt gesteld op € 7500,00 of, indien dit meer is, op 100/0 van de uitgaven van de laatstelijk goedgekeurde begroting.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 19
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. namen en adressen van de in artikel 5 van de statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt omtrent zijn/haar eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Aanmeldingsformulier
Artikel 20
Op het aanmeldingsformulier, als is bedoeld in artikel 6, lid 3, van de statuten, dient vermeld te worden: achternaam, voorna(a)m(en), geslacht, geboortedatum, nationaliteit, woonplaats, adres, e-mailadres en telefoonnummer. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. De leden zullen wijzigingen in hun contactgegevens doorgeven aan de ledenadministratie.
Artikel 21
Ieder lid van de vereniging is, vanaf de leeftijd van 21 jaar tot en met 74 jaar, verplicht tot het draaien van bardiensten. Per jaar wordt door de algemene vergadering vastgesteld hoeveel bardiensten (punten) dit zijn. Commissie- en bestuursleden kunnen worden vrijgesteld. Ook zij die zich verdienstelijk maken voor de vereniging kunnen, alleen in overleg met het bestuur, worden vrijgesteld van bardiensten. Zij die geen bardienst willen draaien, kunnen deze afkopen voor een bedrag dat jaarlijks wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Zij die niet verschijnen voor de bardienst, waarvoor zij zijn ingeroosterd, worden achteraf belast voor een bedrag dat is vastgesteld door de algemene vergadering. Bardiensten die door onvoorziene omstandigheden, die buiten onze invloedssfeer liggen, geen doorgang vinden, dienen te worden ingehaald. Verder waar dit artikel niet in voorziet, beslist het bestuur.
Slotbepalingen
Artikel 22
Alle leden kunnen kennisnemen van de statuten en van dit reglement via de website van de vereniging.
Artikel 23
Dit reglement kan worden aangehaald als "Huishoudelijk Reglement". Het is aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 29 november 1979 en gewijzigd door de algemene vergadering op 13 februari 2009, 16 maart 2017 en 23 maart 2023.